Muss ich meine Mitarbeiter in KI schulen? Und wie weise ich das nach?

Kurz gesagt: Ja. Sobald Mitarbeitende in deinem Betrieb KI-Werkzeuge einsetzen, verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung seit dem 2. Februar 2025, dass sie ausreichend darüber wissen, passend zu Rolle und Einsatz. Wie du das erreichst, ist dir überlassen. Eine Schulung ist der übliche Weg. Der Nachweis besteht aus einer Teilnahmebestätigung je Person mit Datum und Inhalten, den Schulungsunterlagen und der KI-Regel deines Betriebs. Ein Zertifikat oder eine Prüfung ist nicht vorgeschrieben.

Woher die Pflicht kommt

Die Verordnung nennt es KI-Kompetenz. Gemeint ist die Fähigkeit, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und ihre Chancen und Risiken einzuschätzen. Der Betrieb muss „nach besten Kräften“ dafür sorgen, dass sein Personal dieses Wissen hat. Die Details zu Artikel 4 haben wir im Artikel KI-Kompetenzpflicht: Was Artikel 4 verlangt aufgeschrieben.

Für dich als Inhaberin oder Inhaber heißt das: Du kannst nicht sagen, du hättest nicht gewusst, was dein Team mit dem Werkzeug macht. Du musst dich darum kümmern. Wie viel, hängt davon ab, wie tief KI bei euch im Einsatz ist.

Was als Schulung zählt

Alles, was Wissen vermittelt und sich belegen lässt. Ein Workshop, ein interner Termin, eine begleitete Einarbeitung, ein Online-Kurs. Nach unserer Erfahrung funktioniert eine Sache am besten: Das Team arbeitet in der Schulung an seinen eigenen Aufgaben mit den Werkzeugen, die es wirklich nutzt. Die Anmeldung schreibt ihre Absage-Mail, der Meister prüft ein Angebot, die Lehrkraft differenziert ein Arbeitsblatt.

Drei Inhalte sollten dabei nicht fehlen, egal wer die Schulung macht. Was das Werkzeug kann und wo es überzeugend Falsches behauptet. Welche Daten hineindürfen und welche nie. Wie ein Ergebnis geprüft wird, bevor es den Betrieb verlässt. Wer diese drei Dinge kann, erfüllt nach unserer Einschätzung den Kern von Artikel 4.

Wie du den Nachweis führst

Ein Ordner reicht, digital oder aus Papier. Hinein gehört erstens eine Teilnahmebestätigung je Person: Name, Datum, Dauer, behandelte Inhalte, wer geschult hat. Zweitens die Unterlagen der Schulung, damit erkennbar ist, was vermittelt wurde. Drittens die KI-Regel des Betriebs, aus der hervorgeht, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer prüft. Viertens eine kurze Liste, wer im Betrieb KI nutzt und wann die Person geschult wurde.

Das klingt nach Verwaltung, ist aber in einer Stunde erledigt. Wenn neue Mitarbeitende anfangen, bekommen sie die Regel am ersten Tag und die Schulung nach, mit Datum. Wenn ein neues Werkzeug dazukommt, wird die Regel ergänzt und das Team kurz eingewiesen, auch das mit Datum. So wächst der Nachweis mit, ohne dass du jedes Jahr von vorn anfängst.

Was sich nicht lohnt

Zertifikatskurse mit Siegel, Prüfung und drei Tagen Dauer für das ganze Team. Die Verordnung verlangt sie nicht, und kleine Betriebe haben die Zeit nicht. Ebenso wenig lohnt sich ein Online-Video, das alle einmal durchklicken: Es belegt Teilnahme, aber keine Kompetenz, und die Übung an den eigenen Aufgaben fehlt. Und es lohnt sich nicht, jemanden zum „KI-Beauftragten“ zu ernennen, der dann als Einziger geschult ist. Die Pflicht zielt auf alle, die das Werkzeug benutzen.

Vorsicht auch bei Anbietern, die mit Bußgeldern werben. Ein eigenes Bußgeld für Artikel 4 kennt die Verordnung nicht. Wer damit droht, verkauft Angst.

Wo das nicht gilt

Wenn niemand im Betrieb KI beruflich nutzt, gibt es nichts zu schulen. Und wenn du allein arbeitest, richtet sich die Pflicht praktisch nicht an dich, weil sie den Umgang mit Personal betrifft. In beiden Fällen ist das Wissen trotzdem nützlich, nur die Nachweispflicht entfällt.

Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter.

Was wir selbst machen

Bei uns hat jede Person, die mit KI arbeitet, die Regel gelesen und an ihren eigenen Aufgaben geübt. Das steht mit Datum in einer Tabelle. Wenn ein Werkzeug seine Bedingungen ändert, gibt es eine kurze Einweisung, und die Tabelle bekommt eine Zeile. Mehr Verwaltung betreiben wir nicht, und mehr ist nach unserer Einschätzung für einen kleinen Betrieb auch nicht nötig.

Fazit

Schulen musst du, sobald dein Team KI einsetzt. Wie, ist deine Sache. Eine Schulung an den eigenen Aufgaben, eine Regel auf einer Seite und ein Ordner mit Bestätigungen erfüllen die Pflicht und helfen dem Betrieb tatsächlich. Unsere KI-Schulung ist genau so gebaut, mit Teilnahmebestätigung je Person. Wie du den passenden Umfang wählst, steht im Artikel KI-Schulung planen: Halber Tag, ganzer Tag, was passt?.