KI im Verein: Newsletter, Anträge, Protokolle

Kurz gesagt: Im Verein nimmt ein KI-Werkzeug drei Aufgaben ab, die abends liegen bleiben: den Newsletter aus Stichworten der letzten Veranstaltung, die Struktur und Formulierung eines Förderantrags und das Protokoll aus den Notizen der Vorstandssitzung. Zahlen, Nachweise und die Freigabe bleiben beim Vorstand. Mitgliederdaten, Spenderdaten und Gesundheitsangaben kommen nie ins Werkzeug. Und die Regel dazu muss so einfach sein, dass die Nachfolgerin im Amt sie ohne Erklärung versteht.

Warum das Ehrenamt der richtige Ort ist

Im Verein ist Zeit das knappste Gut. Ein typisches Bild: Der Newsletter erscheint, wenn die Schriftführerin Zeit hat, also selten. Der Förderantrag scheitert an der Formulierung, nicht an der Idee. Das Protokoll der Sitzung vom März gibt es im Juni noch nicht. Alles davon erledigt jemand, der eigentlich für den Vereinszweck da ist, und zwar nach der eigentlichen Arbeit.

Text aus Stichworten, in einem festgelegten Ton, ist genau das, was ein Sprachmodell zuverlässig kann. Die Voraussetzung ist eine Vorlage je Aufgabe und eine Person, die freigibt.

Newsletter aus Stichworten

Die Vorlage hält fest, wie der Verein klingt: herzlich, kurz, Du oder Sie, welche Rubriken es immer gibt. Nach dem Sommerfest reicht dann ein Arbeitsauftrag wie: „Newsletter September. Sommerfest mit 120 Gästen, Tombola hat neue Netze für die Jugend finanziert, Dank an die Helfer. Nächste Termine: Mitgliederversammlung am 14., Arbeitseinsatz am 21. Rubriken wie immer.“

Der Entwurf kommt, die Schriftführerin liest, ergänzt den Namen des Tombola-Sponsors aus ihrer Liste, streicht einen Satz und schickt ab. Dasselbe Prinzip gilt für Pressemitteilungen und Beiträge in sozialen Netzwerken.

Förderanträge strukturieren

Ein Förderantrag scheitert selten an der Idee. Er scheitert daran, dass niemand weiß, wie man „Wir wollen den Jugendlichen einen Raum geben“ in die Felder Zielgruppe, Wirkung und Nachhaltigkeit übersetzt. Genau da hilft das Werkzeug: Du gibst ihm die Idee in Alltagssprache und die Fragen aus dem Antragsformular, es liefert eine Gliederung und Formulierungsvorschläge je Feld.

Was es nicht liefert: die Zahlen. Kostenplan, Eigenanteil, Mitgliederzahl und Nachweise kommen aus euren Unterlagen. Jede Behauptung im Antrag muss stimmen, weil der Verwendungsnachweis später daran gemessen wird. Für Jahresberichte und Verwendungsnachweise gilt dasselbe: Gliederung und Text vom Werkzeug, Fakten von euch.

Protokolle aus Notizen

Die Schriftführerin macht in der Sitzung Stichworte: Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, wer was bis wann macht. Daraus macht das Werkzeug ein sauberes Protokoll in der üblichen Form des Vereins. Freigabe durch den Vorstand, dann ins Archiv.

Wichtig ist, was in den Stichworten steht. „Beschluss: Beitragserhöhung um 2 € ab Januar, einstimmig“ ist unkritisch. „Frau M. kann wegen ihrer Krankheit den Beitrag nicht zahlen, Vorstand erlässt ihn“ gehört nicht ins Werkzeug. Personenbezogene Details, erst recht Gesundheitsangaben, bleiben in den handschriftlichen Notizen und werden nach dem Entwurf von Hand ergänzt. Eine Tonaufzeichnung der Sitzung durch ein KI-Werkzeug laufen zu lassen, empfehlen wir nur, wenn alle Anwesenden zugestimmt haben und der Anbieter vertraglich abgesichert ist. Meist reichen die Stichworte.

Was nie ins Werkzeug darf

Mitgliederdaten, Spenderdaten, Bankverbindungen, Gesundheitsangaben, Angaben zu Kindern und Jugendlichen. Vereine unterliegen der DSGVO wie jedes Unternehmen. Personenbezogene Daten in ein Werkzeug zu geben ist Verarbeitung, braucht eine Rechtsgrundlage und beim Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die kostenlose Version von ChatGPT und Co. hat in der Regel weder Trainingsausschluss noch Vertrag. Die Tabelle mit den Mitgliedern bleibt also, wo sie ist.

Das ist unsere praktische Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit entscheidet dein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter. Die meisten kleinen Vereine haben keinen Datenschutzbeauftragten und brauchen auch keinen. Eine Regel für Mitgliederdaten brauchen sie trotzdem. Mehr dazu in DSGVO und KI.

Was sich nicht lohnt

Wenn der Verein drei Mails im Monat schreibt, lohnt sich kein Werkzeug. Dann kostet die Einrichtung mehr Zeit, als sie je spart.

Wenn das Problem ist, dass niemand die Sitzung protokollieren will, löst das Werkzeug es nicht. Es macht die Arbeit kürzer, nicht freiwillig.

Und eine Regel, die drei Seiten lang ist, gilt nach dem nächsten Vorstandswechsel nicht mehr. Ehrenamtliche wechseln. Alles, was die Nachfolgerin nicht in fünf Minuten versteht, ist zu kompliziert.

Wir selbst arbeiten seit Jahren täglich mit denselben Werkzeugen und nach derselben Regel: keine Kundendaten in fremde Systeme, Trainingsausschluss und Vertrag, alles wird gelesen, bevor es rausgeht. Für einen Verein schreiben wir die Regel nach demselben Muster, nur kürzer.

Fazit

Newsletter, Anträge, Protokolle: drei Aufgaben, drei Vorlagen, eine Regel auf einer Seite. Das passt in einen halben Tag mit Vorstand und den Aktiven, die schreiben, gern abends. Wie das aussieht, steht auf KI für Vereine. Was auf die eine Seite gehört, in KI-Regel für den Betrieb.